График отпусков на 2026 год: пошаговая инструкция по составлению и утверждению

Составление графика отпусков — не просто кадровая формальность, а прямая обязанность работодателя, установленная трудовым законодательством. Уже сейчас, в конце 2025 года, компании должны подготовить и утвердить график отпусков на 2026 год, чтобы избежать штрафов, конфликтов в коллективе и сбоев в работе.

В этой статье — чёткая пошаговая инструкция: от сбора пожеланий сотрудников до подписания и хранения документа. Всё, что нужно знать HR-специалистам, бухгалтерам и руководителям в 2025–2026 годах.

Нормативная основа: что говорит закон?

Обязанность составлять и утверждать график отпусков закреплена в части 1 статьи 123 Трудового кодекса РФ. Документ обязателен для всех работодателей — от ИП до крупных корпораций.

Исключение: микропредприятия, использующие типовые трудовые договоры, могут не составлять общий график, а согласовывать даты отпуска с каждым сотрудником отдельно в письменной форме.

Когда утверждать график на 2026 год?

Согласно ТК РФ, график отпусков на следующий календарный год утверждается не позднее чем за две недели до его начала.

📌 Важно: 1 января 2026 года — четверг. Значит, крайний срок утверждения — 18 декабря 2025 года (последний рабочий день до 14-дневного лимита).

Рекомендуем утвердить документ заранее — в ноябре или начале декабря. Это даёт время на согласование, ознакомление сотрудников и внесение правок.

Пошаговый порядок составления графика отпусков на 2026 год

Шаг 1. Соберите пожелания сотрудников

Разошлите опросник или поручите руководителям отделов выяснить предпочтительные даты отпуска. Это не обязательно, но снижает риски споров.

Шаг 2. Учтите все категории отпусков

В график включаются: основной отпуск (28 дней), дополнительные отпуска (за вредные условия, северный стаж и др.), а также неиспользованные дни с 2024–2025 годов.

Шаг 3. Определите очерёдность

Очерёдность может основываться на производственной необходимости, стаже, семейном положении (например, многодетным родителям) или внутренней политике компании.

Шаг 4. Укажите точные даты

Запрещено писать «январь» или «летом». Обязательно — конкретные даты: например, «с 10 по 23 июня 2026 г.».

Шаг 5. Учтите право на отпуск новичков

Сотрудники, принятые в 2025 году, получают право на отпуск с июля 2026 года (если отработали 6 месяцев). Их тоже нужно включить в график.

Какую форму использовать?

Обязательной формы не существует. Вы можете выбрать:

  • Форму Т-7 (утв. Госкомстатом РФ от 05.01.2004 №1) — проверенный и привычный вариант;
  • Собственную форму — если она утверждена приказом и содержит все обязательные реквизиты: ФИО, должность, даты отпуска, количество дней, подпись ответственного лица.

График утверждается приказом руководителя и подписывается сотрудником отдела кадров или иным уполномоченным лицом.

Ознакомление сотрудников

Каждый работник должен быть ознакомлен с датами своего отпуска под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ст. 123 ТК РФ). Это можно сделать отдельной подписью в графике или в специальном журнале.

Ответственность за нарушения

Отсутствие графика, просрочка утверждения или предоставление отпуска «вне графика» без согласования — нарушение ст. 123 ТК РФ. За это предусмотрена административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

Размеры штрафов в 2026 году:

  • Для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
  • Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

Полезные советы на 2026 год

  • Начните подготовку графика уже в октябре 2025 года.
  • Синхронизируйте график с производственным планом — избегайте массовых отпусков в пиковые периоды.
  • Храните график не менее 5 лет (п. 1 ч. 1 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ).
  • При изменении графика — оформляйте дополнительное соглашение или приказ с согласия работника.

Заключение

Грамотно составленный график отпусков на 2026 год — это не только соблюдение закона, но и инструмент эффективного управления персоналом. Он помогает планировать нагрузку, мотивировать сотрудников и избегать конфликтов.

Не откладывайте на последний момент: утвердите график до 18 декабря 2025 года и обеспечьте спокойный и законный 2026 год для вашей компании.