График отпусков: как составить, утвердить и избежать штрафов в 2026 году

Составление графика отпусков — не просто формальность, а прямая обязанность работодателя по российскому трудовому законодательству. Этот документ определяет очерёдность предоставления оплачиваемых отпусков всем сотрудникам организации в течение календарного года и помогает избежать конфликтов, сбоев в работе и административной ответственности.

В этой статье мы подробно разберём, кто обязан составлять график отпусков, какие правила нужно соблюдать, как правильно его оформить и чем грозит его отсутствие — всё, что нужно знать HR-специалистам, бухгалтерам и руководителям компаний в 2026 году.

Кто обязан составлять график отпусков?

Согласно части 1 статьи 123 Трудового кодекса РФ, график отпусков обязаны утверждать все работодатели, независимо от формы собственности и численности персонала.

Исключение: микропредприятия, заключившие с работниками типовые трудовые договоры, могут не составлять общий график. Вместо этого они вправе заключать с каждым сотрудником индивидуальное письменное соглашение о времени отпуска.

Сроки утверждения графика отпусков

График отпусков на следующий календарный год должен быть утверждён не позднее чем за две недели до его начала.

Пример: график отпусков на 2026 год необходимо утвердить не позднее 17 декабря 2025 года.

Пропуск этого срока — нарушение трудового законодательства и основание для привлечения к административной ответственности.

Как правильно составить график отпусков?

При составлении графика важно учитывать несколько ключевых аспектов:

Пожелания сотрудников

Хотя окончательное решение остаётся за работодателем, рекомендуется заранее опросить сотрудников через руководителей отделов. Это снижает риск конфликтов и повышает удовлетворённость персонала.

Все виды оплачиваемых отпусков

В график включаются:

  • Основной отпуск (28 календарных дней);
  • Дополнительные отпуска (за вредные условия труда, работу на Крайнем Севере и др.);
  • Неиспользованные дни отпуска с предыдущих периодов.

Новые сотрудники

Право на отпуск у новичков возникает по истечении 6 месяцев непрерывной работы. Исключения возможны по соглашению сторон (например, для беременных женщин или несовершеннолетних).

Точные даты, а не месяцы

В графике обязательно указываются конкретные даты начала и окончания отпуска. Запись вида «отпуск в июле» — недопустима.

Разделение отпуска

Отпуск можно делить на части, но одна из них должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Форма графика отпусков

Единой обязательной формы не существует. Работодатель может выбрать:

  • Унифицированную форму Т-7, утверждённую Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1;
  • Самостоятельно разработанную форму, если она утверждена локальным нормативным актом компании.

График подписывает ответственное лицо — обычно это сотрудник или руководитель отдела кадров.

Ответственность за нарушение

Несоблюдение требований к составлению и утверждению графика отпусков влечёт административную ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ:

Размеры штрафов:

  • Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей
  • Для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей

Практические советы

  • Утверждайте график заранее — лучше за 3–4 недели до конца года.
  • Информируйте сотрудников под роспись — это подтверждает, что они ознакомлены со своими датами отпуска.
  • Вносите изменения только по согласованию с работником и с учётом мнения профсоюза (если он есть).
  • Храните график не менее 5 лет — как часть кадровой документации.

Заключение

График отпусков — важный инструмент планирования кадровой деятельности и соблюдения трудовых прав работников. Его своевременное и грамотное оформление помогает избежать штрафов, поддерживать стабильность в коллективе и соответствовать требованиям ТК РФ.

Если вы хотите, чтобы ваша компания работала без сбоев и проверок — не откладывайте составление графика отпусков на 2026 год. Начните уже сегодня!