Составление графика отпусков — обязанность большинства работодателей, независимо от численности сотрудников. Документ устанавливает очерёдность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году.

Исключение: микропредприятия, заключившие с сотрудниками типовые трудовые договоры, могут не составлять график отпусков, а заключать с каждым сотрудником индивидуальное письменное соглашение о времени отпуска.

Нормативная база

Обязанность составлять график отпусков закреплена в ч. 1 ст. 123 ТК РФ.

Утвердить график на следующий год нужно не позднее чем за две недели до начала календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Например, график отпусков на 2025 год утверждается не позднее 17 декабря 2024 года.

Порядок составления

Некоторые особенности составления графика отпусков:

Учёт пожеланий сотрудников

Можно провести опрос среди работников о предпочтительных датах, информацию собирают руководители отделов.

Учёт всех видов оплачиваемых отпусков

В график входят основной оплачиваемый отпуск (стандартная продолжительность — 28 календарных дней), дополнительный оплачиваемый отпуск (за работу во вредных или опасных условиях труда, в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях) и неиспользованные дни отпуска за предыдущие периоды.

Учёт новичков

Право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя.

Указание точных дат отпуска

Указать только месяц нельзя — необходимо указывать конкретные даты начала и окончания отпуска.

Возможность разделения отпуска на части

Хотя бы одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Форма графика

Обязательной формы графика отпусков нет. Работодатель может составить график по унифицированной форме Т-7 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1) или по самостоятельно разработанной и утверждённой форме.

Подготовленный график подписывает лицо, ответственное за его составление: сотрудник или руководитель кадровой службы.

Ответственность

За отсутствие графика отпусков или нарушение срока его утверждения предусмотрена ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ в виде предупреждения или штрафа.

Размеры штрафов:

  • Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей
  • Для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей